Die meisten von uns haben kleine Rituale für ihren Tagesablauf. Ich zum Beispiel bereite meine Kaffeemaschine schon abends so vor, dass ich morgens nach dem Weckerklingeln um halb sechs nur noch in die Küche schlurfen und auf ON drücken muss – Klick, Kaffee läuft.

 

Strukturen sind gut, Routine ist besser

Mit dem Kaffee in meiner Rentiertasse wecke ich dann gemütlich den Rest meiner Familie. Alles im Zeitplan: 6:10 Uhr aufstehen, 6:15 Uhr ins Bad, 6:30 Uhr anziehen, 6:45 Uhr zum Bus. Um 7:15 Uhr fahre ich dann von der Kita Richtung Stendal zur Agentur.

Auch hier haben wir eine morgendliche Routine entwickelt. Wer zuerst kommt, kocht Kaffee, räumt den Spüli ein oder aus und lüftet durch. Wenn alle am Platz sind, gibt es einen kurzen Kickoff. Hier kommen wir kurz zusammen, besprechen den Tag und verteilen Aufgaben.

Jeder hat seine Tagesliste und arbeitet diese bis zum Mittag strikt ab. Das ist wichtig, denn wenn wir so als Haufen kreativer Menschen zusammensitzen, kommen wir schnell von einem ins andere und verzetteln uns. Ideen werden wild herumgeworfen, einer fängt sie, bastelt neue daraus und so weiter … Am Ende des Tages haben wir nichts geschafft außer uns auszutauschen. Das ist zwar schön, aber damit verdienen wir kein Geld. So haben wir diese Vier-Stunden-Regel eingeführt.

 

Miteinander statt Durcheinander

Wir sind in der Agentur nur fünf Personen, aber selbst bei wenigen Leuten wird es schwierig, alle zu koordinieren. Jeder hat zusätzlich zu seiner Liste eigene Kunden, die er hier und da dazwischenschiebt. Schnell bin ich mit meiner Arbeit so im Tunnel, dass ich vergesse, meinen Kollegen Bescheid zu sagen, wenn ich mir Termine lege. Die anderen planen aber mit mir und dann muss ich antworten – Mist, ich habe eigentlich keine Zeit.

Transparenz ist extrem wichtig. Jeder sollte wissen, wann was zu tun ist und wie. Besonders wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, sind feste Strukturen und Routinen von Wert. Wie werden Angebote erstellt, wie planen wir unsere Projekte, wie viel Zeit haben wir und was sind die nächsten Schritte? Gerade für den Nachwuchs eines Unternehmens sehr wichtig.

Klar, hier und da weichen auch wir mal ab. Aber stell dir mal vor, du bist Disponent in einem Transportunternehmen und alle fahren, wie sie wollen. Krise! So ist es auch mit deinen Kollegen. Es arbeitet sich leichter und harmonischer, wenn wir uns aufeinander verlassen können.

Workflow schafft Platz für Neues

Workflow – was ist das eigentlich? Der Workflow beschreibt die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge und Geschäftsprozesse im Unternehmen mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz. Verstanden? Aber ein Workflow ist im Grunde viel mehr als das. Er stellt deine Firmenideologie dar, dein Standbein, erfolgreich und orientiert Aufträge abzuarbeiten. Ohne einen Workflow, den roten Faden, verlierst du den Überblick und es drohen Anarchie und Chaos. Workflow bedeutet aber auch, dich stetig weiterzuentwickeln und deine eingefahrenen Wege zu überdenken. Vielleicht suchst du neue Kollegen und Leute, die dein Unternehmen voranbringen. Diese Menschen fallen aber nicht vom Himmel, alle haben schon mal gearbeitet und ihre eigenen Routinen entwickelt. Setzt euch mutig zusammen, schmeißt alles in einen Topf und sortiert neu aus. Oft ergeben sich daraus tolle neue Ideen und Wege.

Workflow steht also für ein entspanntes, effizientes Arbeiten und stete Weiterentwicklung.

Es gibt unzählige coole Workflow-Apps, die dir den Einstieg in eine strukturierte Arbeitsweise erleichtern. Guck mal hier, da habe ich einige gesammelt

https://www.agantty.com/
https://www.troi.de/projektmanagement-software/#softwareMobileApp

https://www.trello.com

Oder im Appstore:

Workflow Timer von Aleksandr Fiodorov

Office 365:
Microsoft Teams

Fazit

Konzentriere dich auf das Wesentliche bei der Abarbeitung. Für bestimmte Bereiche lohnt es sich, klare Regeln und Strukturen festzulegen, dann hat dein Kopf an anderer Stelle mehr Raum für Ideen und Lösungen. Routinen erleichtern Absprachen und die Zusammenarbeit und fördern ein harmonisches Arbeitsklima, was wiederum die Produktivität steigert.

Viel Freude beim Arbeiten und bleib im Flow!

Deine Jana

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