Ich habe vor kurzem eine Webseite besucht, die mit einem Baukasten-System erstellt wurde. Die Domain – also der Name der Seite – ist simple gestaltet und schnell eingetippt. Doch als sich die Webseite öffnet, steht in der Adresszeile plötzlich etwas völlig anderes und vom eigentlichen Firmennamen ist nicht mehr viel übrig. Bin ich hier noch richtig?! Brisant wird es, als ich mir die E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme anschaue. Diese hat weder mit der Domain noch mit dem Firmennamen zu tun. Sie endet auf gmx.de, wie es eher für einen privaten Account üblich ist, und bricht damit eine Grundregel für Firmen-Webseiten.

Firmenname, Domain und E-Mail-Adresse gehen Hand in Hand

Es wirkt unprofessionell und unseriös, wenn die E-Mail-Adresse deines Unternehmens auf @gmx.de, @web.de, @freenet.de oder ähnliche Anbieter endet. Damit möchte ich nicht sagen, dass diese Anbieter schlecht sind. Hier kannst du gern eine E-Mail-Adresse haben, aber eben NUR für private Zwecke! Wenn du eine Unternehmens-Webseite betreibst, bietet dir dein Dienstleister in 99% der Fälle kostenlos 1-10 E-Mail-Adressen inklusive – ach was rede ich, vermutlich sind es 100%. Hier kannst du passend zu deiner Domain, beispielsweise www.beispiel.de, eine tolle info@beispiel.de E-Mail-Adresse einrichten. Die E-Mail sollte immer zur Domain deiner Webseite gehören. Das ist ein Muss!
Stell dir als Unternehmer mal vor, du bekommst eine Bewerbung per Mail, heutzutage nichts Ungewöhnliches. Pupsischnulli86@xyz.de ist der Absender. Was kommt dir als erstes in Sinn? Sei ehrlich! Genau das meine ich. Solche Adressen kann man privat für den Austausch mit Freunden und Bekannten verwenden, aber nicht für Bewerbungen, die Arbeit oder zur Außendarstellung.

Deine Webseite hat viel Geld gekostet aber bringt keine Anfragen und Kunden?

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Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen. Ich stimme zu, dass meine Angaben und Daten zur Beantwortung meiner Anfrage elektronisch erhoben und gespeichert werden.

Wie lautet deine geschäftliche E-Mail-Adresse?

Deine Webseite kannst du bei unterschiedlichen Anbietern erstellen lassen oder selbst erstellen. Überlege dir schon im Vorfeld, wie du heißen und nach außen hin wirken möchtest. Sei seriös und denke auch an später – nicht alles, was gerade modern und trendy ist, bleibt auch modern und trendy.

Jedes Baukasten-System bietet mindestens eine E-Mail-Adresse inklusive. Bei jimdo zum Beispiel kann man ganz einfach eine E-Mail-Adresse anlegen und Mails über diese Plattform empfangen und verwalten. Wenn du deine Webseite professionell erstellt hast, bekommst du immer mehrere Adressen dazu. Um sich ein wenig von der Masse abzugrenzen, kannst du auch ein hallo@xyz.de oder ein frage@xyz.de verwenden. Das lockert auf, ohne gleich unseriös zu wirken, da dein Firmenname und deine Domain hinter dem @ wieder auftauchen.

Solltest du mehrere Mitarbeiter haben, die nach außen als Kontaktperson auftreten, überlege dir, wie ihre E-Mail-Adressen lauten könnten. Wir haben zum Beispiel nur unsere Initialen verwendet. So vermeiden wir, dass Kunden unsere Namen falsch schreiben oder sich vertippen und jeder bekommt die Mails, die für ihn bestimmt sind. Manche Unternehmen verwenden auch nur den Nachnamen. Egal für welche Kombination du dich entscheidest, der Name des jeweiligen Mitarbeiters sollte immer auftauchen.

Und wo liegen deine Mails?

Wir gestalten die Domain- und E-Mail-Vergabe recht transparent für unsere Kunden. Wenn du bei uns eine Webseite inklusive Hosting buchst, stellen wir dir eine bestimmte Größe an Speicherplatz zur Verfügung. In diesem Speicher liegen deine Webseite und dein E-Mail-Postfach, also die Gesamtheit aller Mails. So hast du bei uns alles zusammen und nur einen Anbieter. Das Angebot variiert bei verschiedenen Hosts und die Möglichkeiten sind vielfältig. Ein Webspace und ein E-Mail-Dienst sind aber immer vorhanden.

Welche Schreibweise für deine Mails?

Machen wir noch kurz einen Ausflug in den E-Mail-Knigge. Mir selbst passiert es oft genug – ich vergesse den Betreff. Outlook warnt mich aber vor dem Senden. Ach, stimmt! Und viel zu oft drifte ich beim Tippen in einen zu lockeren Ton ab, schreibe flapsig lang hin, ohne Punkt, ohne Komma und ohne den Satzbau zu beachten. E-Mails sind aber kein Chatprogramm. Es sind elektronische Briefe. Würdest du einen Brief schreiben, in dem du weder Punkt noch Komma oder Groß- und Kleinschreibung beachtest? Ich hoffe, nicht. Aber dank diverser Chatprogramme und täglichem SocialMedia-Konsum sind wir alle etwas plump, was die schriftliche Kommunikation angeht. Zumindest in E-Mails sollten wir uns gekonnt und förmlich ausdrücken.

Fazit

Leg deine E-Mail-Adressen passend zu deinem Firmennamen und deiner Domain an und vermeide ausufernde Kreativität. Lebe deine rebellische Art gerne privat aus, aber wirke als Unternehmen freundlich und seriös, auch wenn du mit deinem Gegenüber per DU bist.

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